昨今IT業界を賑わせている「ローコード・ノーコード開発」。
ローコード・ノーコード開発ツールが世に次々誕生しており、業務内容に合わせてスピーディーにシステム開発を行うことができる時代になりつつあります。
今回は、Microsoft社が提供している、「Power Automate」を活用した弊社事例を紹介します！
はじめに
今回ご紹介する方法よりも最適かつ有効的な活用方法があるかと思います。これから模索しながら改善を続けていきますので、どうか温かい目で読んでいただけると嬉しいです🙇♀️
Power Automateとは
Power Automateとは、Microsoft社が提供しているRPA(Robotic Process Automation：ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールです。マウスクリック、コピーペースト等、デスクトップ上のステップを記録可能で、ルーティーン作業などの自動化を促進できます。直感的な操作、そして種類豊富なテンプレートが用意されているので、非エンジニアでも比較的簡単にフローを作成することが可能です。
参考URL：Power Automate の使用を開始する (ビデオを含む) - Power Automate | Microsoft Docs
Power Automate×Teamsで問い合わせ内容管理
課題
―誰が、いつ問い合わせフォームの内容に対して対応したか全く分からない・・・
弊社HPには、コンテンツ別に問い合わせフォームが設けられており、採用関連を除くお問合せ内容を、複数のメンバーで共有し問い合わせ対応を行っています。
しかし、誰がお問合せいただいた方にコンタクトを取ったのか、個々で連絡を取り合っていたために、重複してお問合せいただいた方に連絡をしてしまったり、情報共有やメンバー同士の連携ができていませんでした。
解決方法
Teams内に、HP問い合わせ内容を共有する専用のチームを作成チームはプライベートチームに設定し、メンバーのみ閲覧・投稿可能に。
Teamsに問い合わせ内容を自動転送、問い合わせ毎にスレッド作成
→Power Automateで自動化フロー作成
スレッドへの返信、アイコン送信で、問い合わせに対する連絡担当者を決める。
問い合わせに関するやり取りはスレッド内で行い、情報の分散を避けるかつメンバーへ情報をオープンにする。
それでは、さっそく作成していきます☆
手順
※Microsoft365をご利用中かつ、ご利用プランでMicrosoft TeamsとPower Automateがご利用できるかご確認ください。
001：Microsoft Teamsで専用チームを作成します。
※テナントのセキュリティーポリシーで、Microsoft Teamsでのチーム作成に制限がかかっている場合がございます。作成ができない場合、一度IT管理者様へご確認ください。
002：「チームを作成」をクリックします。
003：「最初から」を選択し、プライベートチームを作成します。
004：メンバーを追加します。(今回はDEMO画面なので、メンバー追加はスキップします)
005：Teams側の準備ができました！
006：Power Automateを開いて、「作成」をクリックします。
＜参照＞Power Automate | Microsoft Power Platform
007：「自動化したクラウドフロー」を選択します。
008：以下の手順で入力し、「作成」をクリックします。
009：Power Automateの準備ができました！「詳細オプションを表示する」をクリックして、情報を入力していきます。
010：今回のデモではこのように情報を入力しました。
宛先は、フォームの送信内容が届くメールアドレスを入力しています。フォームの送信内容以外の通知メールが来ることもあるので、「件名フィルター」でフォームの送信内容以外のメールは除外するようにしました。
※弊社ではHP運用にHubSpotを使用しています。
011：「新しいステップ」をクリックして、メールを受信した後のアクションを設定します。
検索BOXに「Teams」と入力し、「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。
012：先ほど作成したMicrosoft Teamsのチームに、フォームが送信された際にスレッドが作成されるように設定します。
■投稿する場所の指定
- 投稿者：ユーザー（ーユーザー以外だとフローが失敗します）
- 投稿先：チャネル
- チーム：先ほど作成したチームを選択します。
- チャネル：
スレッドを投稿したいチャネルを選択します。特になければ「General(一般)を選択すれば大丈夫です。 - メッセージ：
フォームの送信内容をスレッドの本文に表示させるために、動的コンテンツで「本文」を選択します。 - 件名：
フォームが送信された際に付けられる件名を、スレッドの件名に表示させるために、動的コンテンツで「件名」を選択します。
013：自動保存ではないので保存を忘れずに。
画面右上の「フローチェッカー」にエラーが出ていなければ、さっそくテストです！
014：フローチェッカーの右隣の「テスト」をクリックし、「手動」を選択したら、画面下の「テスト」をクリックします。
015：先ほど設定したメールの宛先に、テストでメールを送ってみます。
016：送信された内容が、Teamsのスレッドに投稿されました！テスト成功です☆
まだ仮運用ですが、現在はこのように運用し、問い合わせ内容の情報共有や状況をメンバー同士で共有できるようになっています。
今後はSharePoint Listを活用して、よりスマートに情報できる仕組みを模索していく予定です！
まとめ
